Egal ob Du im Print-on-Demand Geschäft tätig bist wie ich oder ein anderes Online Business führst, weißt Du, wie herausfordernd es sein kann im Online Alltag den Überblick zu behalten und produktiv zu arbeiten.

Vom Entwickeln neuer Ideen und Designs über Marketing bis hin zum Kundenservice: Die To-Do-Liste scheint endlos.

Doch wie kannst Du effizienter werden und mehr Freiraum für Dich gewinnen? Hier sind einige meiner besten Produktivitätshacks.

1. Automatisiere Prozesse und schaffe Systeme, wo immer es möglich ist

Bevor wir tiefer eintauchen, klären wir erstmal zwei wichtige Begriffe: Prozess und System.

Ein Prozess ist eine Abfolge von Schritten oder Aktionen, die Du unternimmst, um ein bestimmtes Ergebnis oder Ziel zu erreichen.

Denk an einen Prozess wie an ein Rezept – es gibt Dir eine Anleitung, wie Du von Punkt A zu Punkt B kommst.

Ein System hingegen ist eine Kombination aus Prozessen, Tools, Richtlinien und Ressourcen, die zusammenarbeiten, um konstante Ergebnisse zu liefern.

Wenn ein Prozess ein Rezept ist, dann ist ein System deine gesamte Küche mit allen Rezepten, Werkzeugen und Zutaten, die Du brauchst, um verschiedene Gerichte zuzubereiten.

Jetzt, wo wir das geklärt haben, schauen wir uns an, warum es so entscheidend ist, Prozesse zu automatisieren und effiziente Systeme aufzubauen, nicht nur im Print-on-Demand Business sondern generell im Online Business.

Automatisierung in der Buchhaltung

Mit den heutigen technologischen Möglichkeiten im Online Business gibt es kaum einen Grund, repetitive Aufgaben manuell zu erledigen.

Speziell in der Buchhaltung gibt es zahlreiche Möglichkeiten zur Automatisierung. Ein gutes Beispiel ist mein Online-Konto bei Quonto.

Dort lassen sich im Hintergrund automatisch Rechnungen zu jeder Buchung hinzufügen. Mit einem Tool wie Getmyinvoices kannst Du zum Beispiel sämtliche Rechnungen von vielen Websites automatisiert an einem Ort sammeln um diese dann wieder zentralisiert weiter zu pushen.

Diese Rechnungen übertrage ich zum Beispiel dann zu Dropbox, von wo aus Quonto sie den jeweiligen Buchungen dann automatisiert zuordnet.

Ein weiterer Vorteil? Mit nur ein paar Klicks lässt sich im Hintergrund eine Schnittstelle zu Datev Unternehmen Online herstellen, und schon ist ein Großteil der Buchhaltung erledigt. Natürlich funktioniert das Ganze in der Praxis noch nicht zu 100% reibungslos.

Aber wir bewegen uns definitiv in die richtige Richtung. Ich bin zuversichtlich, dass in 1-2 Jahren viele dieser Prozesse nahezu vollständig automatisiert sein werden, ohne manuellen Aufwand.

Folgende Tools helfen mir bei der Planung meiner Systeme und Prozesse

• Notion
• Trello

Folgende Automationstools nutze ich im täglichen Business

• Notion
• Stream Deck
• Alfred
• Flying Upload* (25% Rabatt mit diesem Code: gaiswinkler25)
• Zoho Flow
• Zapier
• Leap Auto Tags Shopify App
• Getmyinvoices
• Quonto Geschäftskonto

Folgende Hardware Tools nutze ich im täglichen Business

Auch Hardware Tools wie das Stream Deck von Elgato schafft mehr Produktivität und kann Dir helfen, deine Prozesse abzubilden und zu einem (fast) automatisierten System werden zu lassen.

Prozesse automatisieren: Ein einfacher Leitfaden

1. Prozesse analysieren: Bevor Du mit der Automatisierung beginnst, solltest Du einen klaren Überblick über Deine aktuellen Prozesse haben.
   
   – Welche Aufgaben wiederholen sich?
   – Welche Aufgaben nehmen am meisten Zeit in Anspruch?
2. Das richtige Tool finden: Sobald Du die zu automatisierenden Prozesse identifiziert hast, ist es an der Zeit, das richtige Tool zu finden.
   
   Dies kann ein Tool sein, das speziell für eine Aufgabe entwickelt wurde, oder ein umfassenderes Tool, das mehrere Aufgaben gleichzeitig automatisieren kann.
3. Integration und Einrichtung: Nach der Auswahl Deiner Tools, integriere sie in Deinen Arbeitsablauf.
   
   Dies kann die Verknüpfung von Tools über Plattformen wie Zapier oder Make beinhalten, um sicherzustellen, dass alle Prozesse nahtlos funktionieren.
4. Testen und Optimieren: Sobald alles eingerichtet ist, teste Deine neuen automatisierten Prozesse, um sicherzustellen, dass alles reibungslos funktioniert.
   
   Es ist auch eine gute Idee, regelmäßig zu überprüfen und zu optimieren, um sicherzustellen, dass Du das Beste aus Deinen Automatisierungstools herausholst.

2. Plane Deine Woche im Voraus

Ein gut strukturierter Plan ist das A und O für jeden erfolgreichen Unternehmer. Egal, ob Du im Print-on-Demand Geschäft tätig bist oder ein anderes Online-Business betreibst, die richtige Planung kann den Unterschied zwischen Stress und Erfolg ausmachen.

Notion als Planungstool

Notion ist ein weiteres Tool, das ich wärmstens empfehlen kann. Es ist ein All-in-One-Planungstool, mit dem Du alles organisieren kannst, von Deinen täglichen To-Dos bis hin zu echt komplexen Projektplänen.

Ich habe sogar ein spezielles Notion Template erstellt, das Dir hilft, Deine Aufgaben zu strukturieren und sicherzustellen, dass Du nichts Wichtiges vergisst.

Persönlich nutze ich ein etwas aufgebohrtes System basierend auf der Notion Mastery von Marie Poulin.

Ich war immer auf der Suche nach einem Tool, wo ich Weiterbildung, Arbeit, Projektverwaltung und natürlich auch persönliche Ziele darstellen kann.

Mit Notion ist das endlich war geworden und ich arbeite jeden einzelnen Tag damit und fühle mich pudelwohl darin.

Struktur ist der Schlüssel

Blockiere Zeitfenster für bestimmte Aktivitäten in Deinem Kalender und versuche, Dich so gut wie möglich daran zu halten.

Dies gibt Dir einen klaren Überblick darüber, was Du erreichen möchtest, und verhindert, dass Du Dich in Kleinigkeiten verlierst.

Ob Du nun ein physisches Workbook wie das KDP Workbook oder ein digitales Tool wie Notion verwendest, das Wichtigste ist, dass Du einen Plan hast und ihm folgst.

Was ist das Amazon KDP Workbook?

Wenn Du im KDP-Geschäft tätig bist, habe ich ein besonderes Schmankerl für Dich: Mein Amazon KDP Workbook.

Dieses Workbook ist speziell dafür konzipiert, Deine Produktivität im Amazon KDP Self Publishing Business zu steigern.

Es bietet nicht nur Tagesplaner und Checklisten, sondern auch wertvolle Tipps und Tricks, um Dein Buch erfolgreich auf Amazon zu veröffentlichen. Ein Muss für jeden KDP-Verkäufer!

3. Vermeide Multitasking mit aller Kraft

Multitasking mag auf den ersten Blick wie eine effiziente Methode erscheinen, um mehrere Dinge gleichzeitig zu erledigen.

Doch in Wahrheit kann es Dich langsamer machen und die Qualität Deiner Arbeit beeinträchtigen.

Unser Gehirn ist nicht darauf ausgelegt, mehrere komplexe Aufgaben gleichzeitig zu bearbeiten.

Wenn wir versuchen, dies zu tun, springt unser Fokus ständig von einer Aufgabe zur nächsten, was zu Ermüdung und Fehlern führen kann.

1. Verminderte Produktivität und Effizienz: Eine Studie der Universität Stanford fand heraus, dass Menschen, die regelmäßig Multitasking betreiben, schlechter darin sind, zwischen Aufgaben zu wechseln als diejenigen, die sich auf eine Sache konzentrieren.
2. Fehleranfälligkeit: Das ständige Wechseln zwischen verschiedenen Aufgaben kann zu Fehlern führen, da das Gehirn nicht genügend Zeit hat, sich auf eine bestimmte Aufgabe zu konzentrieren.
3. Kognitiver Stress: Multitasking kann zu einer Überlastung des Arbeitsgedächtnisses führen, was kognitiven Stress verursachen kann.
4. Verminderte Kreativität: Wenn das Gehirn ständig zwischen Aufgaben hin und her wechselt, hat es weniger Zeit und Ressourcen, um kreative Lösungen oder Ideen zu entwickeln.
5. Langsameres Lernen: Eine Studie der Universität von Kalifornien in Los Angeles zeigte, dass das Lernen weniger effektiv ist, wenn man währenddessen multitaskt, im Vergleich zu wenn man sich voll und ganz auf das Lernen konzentriert.
6. Gefahr für die geistige Gesundheit: Es gibt Hinweise darauf, dass exzessives Multitasking mit einem erhöhten Risiko für Angstzustände und Depressionen verbunden sein kann.
7. Verringerte Fähigkeit zur Priorisierung: Das ständige Wechseln zwischen Aufgaben kann es schwierig machen, die wirklichen Prioritäten zu erkennen und sich auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren.

Wie dir die Pomodoro-Technik helfen kann

Die Pomodoro-Technik ist eine bewährte Methode, um die Konzentration zu steigern und Multitasking zu vermeiden. Sie basiert auf dem Prinzip, in festgelegten Intervallen – meist 25 Minuten – fokussiert an einer Aufgabe zu arbeiten und anschließend eine kurze Pause einzulegen. Dieser Rhythmus hilft, den Geist frisch zu halten und die Produktivität zu steigern.

Es gibt dazu natürlich auch ein kostenloses Online Tool Namens Pomofocus.

Musik als Konzentrationshilfe

Musik kann Wunder wirken, wenn es darum geht, den Fokus zu steigern und Ablenkungen zu minimieren.

Ich habe eine spezielle Spotify Playlist erstellt, die speziell für Online-Unternehmer konzipiert wurde. Diese Playlist ist perfekt, um Dich beim Arbeiten zu konzentrieren.

Der Mix aus beruhigenden und energetischen Klängen ist ideal, um in den Arbeitsfluss zu kommen.

Mein Fazit

Wie Du gesehen hast, gibt es effektive Strategien und Tools, die Dir nicht nur helfen, produktiver zu werden, sondern auch mehr Freiraum für die wirklich wichtigen Dinge im Leben zu schaffen.

Egal, ob durch Automatisierung, kluge Planung oder den Fokus auf eine Sache – der Schlüssel liegt darin, bewusst zu arbeiten und Deine verfügbaren Ressourcen optimal zu nutzen.

Denn am Ende des Tages geht es nicht nur darum, mehr zu tun, sondern das Richtige zu tun. Und mit den richtigen Hacks und Tools an Deiner Seite wirst Du nicht nur erfolgreicher in Deinem Online Business sein, sondern auch mehr Zufriedenheit bei der Arbeit verspüren.

Falls Du Hilfe bei der Einrichtung der Tools brauchst, zögere nicht und kontaktiere mich. Ich bin mir sicher, dass ich Dir helfen kann produktiver zu arbeiten.