In der Welt des Print-on-Demand E-Commerce wirkt die Kleinunternehmerregelung auf den ersten Blick wie ein Segen für Start-ups und Solo-Selbstständige.
Versprechungen von “weniger Buchhaltungsaufwand” und einem “vereinfachten Steuerprozess” klingen verlockend. Doch dieser erste Eindruck täuscht.
Die Realität zeigt, dass diese Regelung in Verbindung mit Print-on-Demand oft mehr Probleme gerade als Lösungen bietet. Dieser Artikel deckt die versteckten Nachteile der Kleinunternehmerregelung auf und beleuchtet, warum sie für digitale Unternehmer meist nicht die beste Wahl ist.
Alles, was du über die Kleinunternehmerregelung wissen musst
Ein kurzer Überblick
Die Kleinunternehmerregelung bietet eine vereinfachte steuerliche Handhabung für Unternehmer, die unter bestimmte Umsatzgrenzen fallen. Konkret bedeutet dies, dass du als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer auf deine Rechnungen aufschlagen und abführen musst, solange dein Umsatz im vorherigen Jahr nicht mehr als 22.000 Euro betrug und im aktuellen Jahr voraussichtlich unter 50.000 Euro bleibt.
Bei der Unternehmensgründung
Du kannst die Regelung sofort nach der Gründung deines Unternehmens beim Finanzamt beantragen. Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung fragt dich, ob du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen möchtest. Deine Umsatzprognose für das laufende und das nächste Jahr entscheidet über die Anwendung.
Wichtig: Entscheidest du dich gegen die Kleinunternehmerregelung, bindest du dich für fünf Jahre an diese Entscheidung.
Für bestehende Unternehmen
Auch als etabliertes Unternehmen kannst du zur Kleinunternehmerregelung wechseln, falls deine Umsätze die Grenzwerte nicht überschreiten. Eine formlose Mitteilung an das Finanzamt genügt, um diesen Wechsel zu vollziehen.
Dauer der Regelung
Die Kleinunternehmerregelung läuft nicht automatisch aus. Du genießt ihre Vorteile so lange, wie du die Umsatzkriterien erfüllst. Sollte dein Geschäft wachsen und die Grenzen überschreiten, endet der Kleinunternehmerstatus, und du musst Umsatzsteuer berechnen und abführen.
Der Mythos des geringeren Buchhaltungsaufwands
Es herrscht der Mythos, dass die Kleinunternehmerregelung den Buchhaltungsaufwand signifikant reduziert. Das mag für bestimmte Businessmodelle wie Friseurstudios vielleicht stimmen, aber im Bereich Print-on-Demand Business gerade in Verbindung mit Amazon Kindle Direct Publishing oder Merch-on-Demand findest du deutlich mehr Gründe die Kleinunternehmerregelung nicht zu wählen.
Als Kleinunternehmer musst du eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen, was bedeutet, dass der Buchhaltungsaufwand nicht wesentlich geringer ist als bei anderen Unternehmensformen.
Seit 2017 sind auch Kleinunternehmer mit Umsätzen unter 17.500 Euro zur elektronischen Abgabe der EÜR verpflichtet, zuvor genügte in diesen Fällen eine formlose Gewinnübermittlung. Seit dem 1. Januar 2020 hat sich die Kleinunternehmergrenze geändert. Die zulässige Umsatzgrenze wurde auf 22.000 Euro angehoben. – siehe IHK München.
Nachteile im Hinblick auf den Vorsteuerabzug
Der Verzicht des Vorsteuerabzugs bedeutet, dass du die Umsatzsteuer auf deine Betriebsausgaben nicht vom Finanzamt zurückfordern kannst.
Für Kleinunternehmer führt dies zu effektiv höheren Kosten für Materialien, Waren und Dienstleistungen. Besonders spürbar wird dies im E-Commerce, wo Investitionen in Werbung (Amazon, Facebook und Co., Software oder den Einkauf von Waren in Deutschland) häufig anfallen. Langfristig kann diese Einschränkung die Wettbewerbsfähigkeit und das Wachstum deines Unternehmens negativ beeinflussen.
Stell dir vor, wenn du 19 % auf Werbung mehr zahlst, dann mindert das natürlich erstmal deinen Gewinn und den Vorsprung durch Ads kannst du eigentlich in die Tonne treten.
Komplikationen mit der Kleinunternehmerregelung im internationalen Geschäftsverkehr
Die Kleinunternehmerregelung stößt besonders im internationalen Geschäftsverkehr an ihre Grenzen. Auch wenn du als Kleinunternehmer von der Umsatzsteuer befreit bist, erfordern Geschäfte mit dem Ausland oft eine umfassende Auseinandersetzung mit dem Reverse-Charge-Verfahren.
Dies bedeutet, dass du in bestimmten Fällen trotz deines Kleinunternehmerstatus Umsatzsteuervoranmeldungen einreichen musst. Diese zusätzliche Verpflichtung kann schnell zu einer Belastung werden, vor allem wenn du dachtest, dass die Kleinunternehmerregelung dich von solchen bürokratischen Hürden befreit.
Effizienz in der Buchhaltung durch moderne Tools
Die Bedeutung von Buchhaltungssoftware
Moderne Buchhaltungstools wie Lexoffice sind unerlässlich für die Steuervorbereitung, insbesondere für Kleinunternehmer im digitalen Zeitalter. Diese Programme tragen wesentlich zur Vereinfachung des Buchhaltungsprozesses durch Automatisierung bei und unterstützen Kleinunternehmer dabei, ihre Steuerpflichten präzise und effizient zu erfüllen.
Anpassung bei der Rechnungserstellung als Kleinunternehmer
Kleinunternehmer, die mit Lexoffice oder ähnlicher Software arbeiten, könnten auf Herausforderungen stoßen, speziell bei der korrekten Kategorisierung von bestimmten Geschäftsvorfällen. Ein spezifisches Beispiel ist die Rechnungserstellung für Reverse Charge Leistungen, wie etwa Werbeausgaben über Plattformen aus dem EU-Ausland (Amazon Werbung und Co lassen grüßen!).
In Lexoffice und möglicherweise auch in anderen Buchhaltungsprogrammen ist die Kategorisierung solcher Ausgaben als „Werbung §13b Reverse Charge“ für Kleinunternehmer nicht direkt möglich. Dies kann dazu führen, dass Unternehmer diese Zahlungen unter einer alternativen Kategorie wie einfach „Werbung“ buchen müssen, um ihre Buchhaltung in der Software abzubilden.
Eine mögliche Lösung kann sein, die durchgeführten Schritte sorgfältig zu dokumentieren und die separaten Umsatzsteueranmeldungen über das Elster-Portal akkurat bei dieser einen Rechnung nachzubearbeiten.
Wichtiger Hinweis
Es ist wichtig zu betonen, dass solche Anpassungen in der Buchhaltungspraxis keine steuerliche Beratung darstellen. Jede Abweichung von den standardmäßigen Buchhaltungsverfahren sollte mit Bedacht und unter Berücksichtigung der spezifischen steuerlichen Anforderungen deines Unternehmens erfolgen. Im Zweifelsfall ist es immer ratsam, professionellen Rat von einem Steuerberater einzuholen, um sicherzustellen, dass alle steuerlichen Pflichten korrekt erfüllt werden.
Fazit zur Kleinunternehmerregelung
Eine sorgfältige Buchführung ist essenziell für Print-on-Demand Unternehmer im E-Commerce Bereich, die unter die Kleinunternehmerregelung fallen.
Die anfängliche Anziehungskraft dieser Regelung verblasst schnell, wenn man die langfristigen steuerlichen Verpflichtungen und Buchhaltungsherausforderungen betrachtet.
Umfassende Kenntnisse des Umsatzsteuerrechts und des Reverse-Charge-Verfahrens sind entscheidend, um deine steuerlichen Pflichten korrekt zu erfüllen und unerwartete Steuerlasten zu vermeiden.
Die Wahl der Kleinunternehmerregelung sollte daher gut überlegt sein, um sicherzustellen, dass sie wirklich im besten Interesse deines Unternehmens ist.
Wer das Geschäftsmodell Amazon KDP oder Merch-on-Demand wählt, sollte direkt in die Regelbesteuerung gehen, um von den Steuervorteilen zu profitieren.
Und es empfiehlt sich immer eine geeignete Softwarelösung zu nutzen.
Disclaimer: Dieser Artikel bietet eine Übersicht über die Herausforderungen der Kleinunternehmerregelung im Kontext des E-Commerce und soll als allgemeiner Leitfaden dienen. Er ersetzt jedoch keine professionelle steuerliche Beratung. Wir empfehlen, sich für eine auf Ihre spezifische Situation zugeschnittene Beratung an einen qualifizierten Steuerberater zu wenden.
